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Règlement intérieur (texte officiel en pièce jointe, en bas)

I.- Matériel de laboratoire de seconde main : collecte, vérification et remise en état, stockage, cession à titre gratuit

Article 1

Les différentes opérations relevant de la récupération et de la cession de matériel sont définies par la Charte d’acceptation et de cession du matériel de laboratoire et réalisées par des membres de l’association sous la responsabilité de son Président. Cette charte doit être portée à la connaissance des donateurs et des donataires de matériel de biologie médicale et les membres de BSF, en charge de la collecte et de la cession de ce matériel, doivent s’en tenir rigoureusement aux instructions qu’elle contient.

Le matériel récupéré est stocké dans un local fermé ; ce local est couvert par une police d’assurance « multirisques » souscrite par BSF.

Le responsable de BSF en charge du matériel doit tenir à jour un inventaire des entrées, des sorties et des réformes pour le matériel inutilisable et doit établir les certificats de don et de cession à titre gratuit dont un exemplaire est conservé dans les archives de BSF et un autre transmis au donateur ou au bénéficiaire de la cession.

Article 2

L’expédition du matériel de laboratoire est effectuée :
- soit par l’association partenaire qui a sollicité le concours de BSF pour la fourniture de matériel et qui prend la responsabilité de l’expédition,
- soit par BSF : dans ce cas, quels que soient les moyens utilisés - conteneur, colisage, bagage accompagné - les formalités suivantes doivent être effectuées, au moins un mois avant le départ du matériel, selon le protocole :

  • établissement d’un certificat de cession spécifiant que l’ensemble des matériels ne devra pas faire l’objet d’une transaction commerciale et indiquant sa valeur actuelle,
  • établissement d’une attestation d’aide humanitaire signée par la préfecture de police du Rhône,
  • établissement d’une liste de colisage indiquant exactement la nature des matériels expédiés.

De son coté, le partenaire à qui sont destinés les matériels de laboratoire doit demander un certificat d’exonération des droits de douane (de 10 à 50% de la valeur déclarée selon les pays), exonération qui n’est pas toujours accordée.

II.- Missions

Article 3

L’étude des demandes de mission de formation et/ou d’assistance et/ou de jumelage de laboratoires est conduite sous la responsabilité du président de BSF assisté par le ou les membres habilités par le conseil d’administration et chargés de l’établissement d’une fiche de suivi de la demande de collaboration, et de l’envoi au demandeur :
- de la Charte de BSF,
- du Dossier de présentation et d’évaluation faisant préciser à l’établissement le cadre de sa demande d’intervention.

En fonction des renseignements obtenus, le conseil d’administration de BSF donne suite ou non à la demande et, en cas d’acceptation, recherche les missionnaires capables de répondre aux besoins exprimés et, si possible, en binôme comprenant un membre expérimenté et un novice..

Article 4

L’organisation de la mission et de son suivi est réalisée sous la responsabilité du président et de un ou plusieurs membres du conseil d’administration. Les missionnaires retenus par le conseil d’administration doivent se conformer rigoureusement aux recommandations de la Feuille de route notamment :
- partir avec un ordre de mission signé par le président, avoir demandé au trésorier la souscription d’une assurance individuelle ou, à défaut, justifier de la souscription d’une assurance personnelle,
- respecter les conseils sanitaires,
- prendre contact avec les autorités locales à l’arrivée,
- établir un état détaillé des frais engagés avec leurs justifications,
- s’engager à faire un rapport de mission, etc.

BSF s’efforce de suivre sur quelques années l’évolution de la structure aidée, si possible, par les mêmes missionnaires.

III.- Antennes régionales

Article 5 Création

Pour développer son action humanitaire dans le domaine de la biologie médicale, BSF a besoin de relais dans les régions françaises, relais dénommés « Antennes Régionales ».

Une antenne régionale peut être créée à l’initiative de membres de BSF originaires d’une même région et désireux de s’impliquer dans les activités de l’association.

La demande de création est adressée au président qui en étudie l’intérêt et la faisabilité et la soumet au conseil d’administration.

Article 6 Rôle

Les antennes régionales ont pour rôle, comme le siège lyonnais de BSF, de :
- recruter de nouveaux adhérents et de nouveaux membres susceptibles d’effectuer des missions (biologistes, techniciens, logisticiens, etc.),
- récupérer du matériel de laboratoire, vérifier son bon fonctionnement et assurer son stockage dans les conditions définies dans la Charte d’acceptation et de cession du matériel de laboratoire visée à l’article 1 et éventuellement organiser son expédition selon les indications de l’article 2 ci-dessus.

Elles peuvent, plus généralement, engager toutes actions conformes aux statuts et au règlement intérieur de l’association après approbation par le conseil d’administration notamment pour le choix des missions et des missionnaires, l’organisation des missions sur le terrain restant coordonnée par le conseil conformément à l’article 4 ci-dessus.

Article 7 Organisation - Fonctionnement

En concertation avec le président de BSF, les membres de l’antenne régionale désignent un « responsable d’antenne » à charge pour ce dernier de rassembler autour de lui une équipe de membres actifs avec un secrétaire et un responsable du matériel.

Le responsable d’antenne réunit ces membres au moins une fois par an et lorsqu’il en perçoit l’utilité.

Le secrétaire de l’antenne régionale rédige le compte-rendu de chaque réunion et en adresse une copie au président de BSF.

Le responsable d’antenne, s’il n’est pas membre élu du conseil d’administration, est invité à participer, avec voix consultative, aux séances du conseil.

Le responsable du matériel de l’antenne régionale a la charge de trouver un lieu de stockage, d’organiser le stockage du matériel de laboratoire récupéré, de tenir à jour un inventaire et d’établir les certificats de don et de cession ainsi que les certificats de réforme pour le matériel inutilisable, le tout conformément à la Charte d’acceptation et de cession du matériel de laboratoire. Un exemplaire de tous ces documents est archivé sur place et un autre est adressé au président de BSF.

Un bilan est fait une fois par an par le président de BSF avec les responsables des antennes régionales.

IV.- Gestion financière

Article 8

Toutes les recettes annuelles de l’association, cotisations, dons manuels, subventions et autres ressources légales, sont centralisées au siège social de BSF.

Le conseil d’administration décide de leur utilisation dans le cadre des pouvoirs dont il est investi aux termes des statuts. S’il s’agit de fonds dont la destination est précisée par le donateur, pour financer par exemple un projet défini, le conseil d’administration les enregistre et les affecte au projet concerné.

Article 9

Dans le cadre de leur activité bénévole, les membres de BSF sont invités à remplir, chaque année, un tableau indiquant :
- 1. - Le détail des heures consacrées au cours de l’année écoulée au fonctionnement et aux activités de BSF en précisant pour chaque mission, réunion, manifestation, etc. son objet et le temps passé. Le total de ces heures est valorisé sur la base du salaire horaire pour un travail comparable, charges sociales comprises. La valorisation ainsi faite du travail des bénévoles n’ouvre pas droit à réduction d’impôt mais est reprise dans les comptes de BSF pour mieux refléter l’activité réelle de l’association.
- 2. - Les frais engagés laissés en don à BSF : il s’agit des frais correspondant aux dépenses engagées pour BSF et qui peuvent ouvrir droit, dans le cadre de la réglementation en cours, à une réduction d’impôt sur le revenu sous réserve qu’ils soient justifiés et constatés dans les comptes de l’association et que les membres concernés aient renoncé à leur remboursement. Il convient d’indiquer pour chaque mission, réunion, manifestation, etc. son objet et le détail des dépenses qui, dans tous les cas, doivent être justifiées par les titres de transport, tickets de péage autoroute et parking, notes d’hôtel et de restaurant, etc., le trajet et le kilométrage pour les déplacements en voiture ; les frais de voiture sont calculés sur la base d’une indemnité kilométrique unique fixée par l’administration fiscale pour l’année en cours.
Ce tableau, complété, daté et signé, doit être adressé avec tous les justificatifs au trésorier de BSF qui, après vérification, adressera, pour les frais laissés en don, un reçu fiscal à joindre à la déclaration de revenus.

V.- Délégation des pouvoirs du président

Article 10

Le président peut déléguer ses pouvoirs à un ou plusieurs mandataires pour des objets déterminés avec l’approbation du conseil d’administration.

Fait à Lyon le 19 mars 2011
Le président, Le secrétaire.

Mise à jour : 20/10/11

Biologie Sans Frontières, mis à jour le 6 juin 2011

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